Giao việc là một kỹ năng quản lý quan trọng. Nhưng đối với một số người, đây là điều khó thực hiện nhất.

Có một số lý do khiến các nhà quản lý ngại giao việc. Họ có thể:

• Nghĩ rằng việc giải thích nhiệm vụ sẽ mất nhiều thời gian hơn là thực sự tự mình hoàn thành nó
• Muốn cảm thấy không thể thiếu đối với nhóm của mình bằng cách là người nắm giữ những kiến thức cụ thể
• Thích hoàn thành một số dự án nhất định nên không muốn giao lại chúng
• Cảm thấy tội lỗi khi thêm nhiều việc vào danh sách việc cần làm của nhân viên khác
• Thiếu tự tin hoặc tin tưởng vào người họ cần chuyển giao dự án
• Nhưng thường thì đó có thể là vì họ không muốn từ bỏ quyền lực của mình hoặc vì họ nghĩ rằng họ có thể làm công việc tốt hơn và họ muốn nhận được một phần công lao.
• Hoặc họ tin rằng họ là những người duy nhất có thể làm tốt công việc

Dù lý do là gì đi nữa, điều quan trọng là phải tiếp tục mài giũa kỹ năng, vì việc từ chối giao việc có thể gây ra hậu quả tiêu cực. Bạn không chỉ khiến lịch trình của mình bị quá tải và ưu tiên sai nhiệm vụ mà nhân viên của bạn còn bỏ lỡ những cơ hội học tập và phát triển có giá trị.

Giao việc là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Giao việc là việc chuyển giao nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể từ người này sang người khác.

Từ góc độ quản lý, việc giao việc xảy ra khi người quản lý giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên của họ. Bằng cách giao những nhiệm vụ đó cho các thành viên trong nhóm, các nhà quản lý sẽ có thêm thời gian để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn đồng thời giữ cho nhân viên gắn kết với quyền tự chủ cao hơn.

Theo một nghiên cứu của Gallup, những CEO giỏi trong việc giao việc sẽ tạo ra doanh thu cao hơn 33%. Những giám đốc điều hành này biết rằng họ không thể hoàn thành mọi việc một mình và sắp xếp nhóm của mình để giải quyết các nhiệm vụ mà họ tin tưởng rằng họ sẽ đạt được—từ đó trao quyền cho nhân viên, nâng cao tinh thần và tăng năng suất. Trong quá trình này, các CEO sẽ dành thời gian để tập trung vào các hoạt động mang lại lợi nhuận cao nhất và phát triển công ty.

Dưới đây là năm lý do tại sao tôi nghĩ việc ủy ​​quyền là điều tuyệt vời cho bạn.

1. Giúp đội nhóm của bạn ngày càng giỏi hơn

Khi chúng ta ủy thác công việc, đặc biệt là công việc có giá trị cao có thể sẽ khiến nhóm của bạn căng thẳng. Tuy nhiên, điều này sẽ giúp họ phát triển các kỹ năng mới và phát triển. Nó làm tăng kỹ năng và trình độ năng lực của họ, điều này tốt cho cả bạn và họ.

2. Tăng sức ảnh hưởng của bạn

Nếu chúng ta giữ công việc cho riêng mình thì tầm ảnh hưởng của chúng ta sẽ bị giới hạn ở những gì chúng ta có thể làm bằng chính đôi tay của mình và dù bạn có giỏi đến đâu thì đây vẫn là một hạn chế.

Mỗi lần bạn ủy quyền, bạn sẽ có thêm một đôi tay khác để tăng thêm tác động của mình và nếu bạn có thể nắm vững nghệ thuật ủy quyền thì mức độ tác động của bạn có thể trở nên vô hạn và tác động mà bạn có thể tạo ra càng lớn thì di sản lãnh đạo của bạn sẽ càng lớn.

3. Nó khiến bạn trở thành một nhà lãnh đạo hấp dẫn

Khi bạn được biết đến như một nhà lãnh đạo biết nuôi dưỡng mọi người, việc giao quyền và giúp họ phát triển, điều này sẽ làm tăng lòng trung thành và giữ chân nhóm của bạn, đồng thời cũng sẽ khiến những người khác muốn làm việc với bạn vì những cơ hội mà họ sẽ có được.

Tôi không đếm nổi số người đã tiếp cận tôi và yêu cầu tôi ghi nhớ họ nếu có vị trí nào trống trong nhóm của tôi vì họ nghe nói rằng tôi giúp mọi người phát triển và trao cơ hội cho họ.

4. Nâng cao danh tiếng của bạn với tư cách là người lãnh đạo

Lý do này là kết quả trực tiếp của việc tăng cường sức ảnh hưởng của bạn và thu hút những người muốn làm việc cho bạn. Điều này sẽ không bị sếp của bạn để ý và nó sẽ đánh dấu bạn là một nhà lãnh đạo giỏi và là người có tiềm năng trở thành một nhà lãnh đạo vĩ đại, nó sẽ mở ra cơ hội cho bạn để đảm nhận những vai trò lớn hơn.

5. Giải phóng bạn, giúp bạn có thời gian làm những việc to lớn hơn

Cuối cùng, nếu bạn không ủy quyền và mọi việc đều liên quan đến bạn thì bạn đã tự biến mình thành một phần quan trọng trong nhóm của mình. Mặc dù điều này nghe có vẻ tốt vì bạn đã đảm bảo được vai trò của mình nhưng trên thực tế, nó đã ràng buộc bạn với vị trí đó. Giờ đây, bạn đã gây khó khăn cho cấp trên trong việc thăng chức cho bạn vì họ cần bạn ngay tại vị trí hiện tại của bạn.

Khi bạn thành thạo việc ủy ​​quyền, bạn sẽ được tự do để có thể đảm nhận những vai trò lớn hơn và tốt hơn. Đúng, bạn là chìa khóa thành công của nhóm mình, nhưng giờ đây thành công của họ là của họ và bạn có thể tự do đi tiếp vì nhóm của bạn có thể thành công khi bạn vắng mặt.

Ủy quyền là một tình huống đôi bên cùng có lợi, nó mang lại lợi ích cho nhóm của bạn, công ty/bộ phận của bạn và cuối cùng là bạn. Nếu bạn muốn tiến lên phía trước và trở thành một nhà lãnh đạo giỏi thì bạn cần phải thành thạo việc ủy ​​quyền.

Dưới đây là chín bí quyết bạn có thể bắt đầu giao việc hiệu quả để nuôi dưỡng đội nhóm có hiệu suất cao hơn:

1. Biết chính xác công việc cần giao

Không phải mọi việc đều có thể được ủy quyền. Ví dụ: như việc đánh giá hiệu suất nhân viên, vì suy cho cùng, việc tuyển dụng đúng nhân tài và biết điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên cuối cùng sẽ giúp bạn phân công công việc và chuyển giao trách nhiệm cho các thành viên phù hợp trong nhóm tốt hơn. Vì vậy, việc này chính bạn phải làm.

Tuy nhiên, một số hoạt động hàng ngày khác không yêu cầu bạn giám sát. Có nhiệm vụ nào bạn thường xuyên thường làm mà nhân viên bạn có thể làm thay thế tốt và tiết kiệm thời gian của bạn hơn không?  Việc giao công việc này cho các nhân viên khác có giúp củng cố sự nghiệp của họ không? Nếu có ai đó có thể làm công việc tốt hơn hoặc bạn nghĩ rằng đây là cơ hội giúp họ nâng cao năng lực thì đã đến lúc ủy quyền cho họ. Điều đó cũng cho thấy bạn tin tưởng năng lực của nhân viên bạn, đồng thời cho bạn thời gian để tập trung vào các dự án chiến lược và tạo ra giá trị cao hơn.

2. Phát huy điểm mạnh và mục tiêu của nhân viên

Mỗi nhân viên nên có những mục tiêu mà họ đang hướng tới và trong những mục tiêu đó là những cơ hội để ủy thác. Ví dụ: có thể bạn có cấp dưới trực tiếp muốn học hỏi kinh nghiệm quản lý. Có một thực tập sinh nào mà họ có thể bắt đầu giám sát hoặc một dự án được xác định rõ ràng mà họ có thể sở hữu để thực hiện không? Loại công việc bạn ủy quyền có thể ảnh hưởng đến kế hoạch phát triển nghề nghiệp của họ.

Đối với các nhiệm vụ khác, có thể sẽ có ai đó trong nhóm của bạn có bộ kỹ năng cụ thể cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Hãy tận dụng điều đó và phát huy thế mạnh của nhân viên. Khi ai đó có cơ hội xuất sắc cao hơn, họ sẽ có động lực và gắn kết hơn, điều này sẽ mang lại lợi ích cho toàn bộ doanh nghiệp.

3. Xác định kết quả mong muốn

Đơn giản chỉ đổ công việc vào đĩa của người khác không phải là ủy quyền. Các dự án bạn thực hiện phải có bối cảnh phù hợp và gắn kết rõ ràng với các mục tiêu của tổ chức.

Giáo sư Kevin Sharer của Trường Kinh doanh Harvard cho biết: “Bạn phải thực sự có mục tiêu rõ ràng”. Điều đó bao gồm việc thống nhất về “cái tốt trông như thế nào” và theo dòng thời gian cũng như “kỹ thuật đo lường thành tích”.

Trước khi bất kỳ ai bắt đầu thực hiện một dự án, họ nên biết họ cần hoàn thành những gì và khi nào, bao gồm cả các số liệu bạn sẽ sử dụng để đo lường sự thành công trong công việc của họ.

4. Cung cấp nguồn lực và cấp độ thẩm quyền phù hợp để thực hiện tốt công việc

Nếu người mà bạn đang ủy quyền công việc cần được đào tạo, trao nguồn lực hoặc quyền hạn cụ thể để hoàn thành dự án được giao thì vai trò của bạn với tư cách là người quản lý là phải cung cấp cả ba điều đó. Giao cho ai đó một nhiệm vụ bất khả thi sẽ khiến cả hai bên thất vọng; nếu nhân viên của bạn sẽ không thể đạt được kết quả mong muốn thì khi đó bạn csẽ phải làm lại công việc đó. Nó sẽ tốn gấp đôi nguồn lực và gây lãng phí.

Đây cũng là lúc bạn không nên quản lý vi mô, chi tiết quá. Nếu bạn nói với đồng nghiệp của bạn từng bước một về cách bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ và sau đó kiểm soát từng phần của quy trình sẽ không giúp họ học hỏi hoặc đạt được các kỹ năng mới. Thay vào đó, hãy tập trung vào mục tiêu cuối cùng mong muốn là gì, tại sao nhiệm vụ đó lại quan trọng và giúp giải quyết mọi khoảng cách giữa kết quả và kỹ năng hiện tại của họ. Bằng cách đó, năng lực của họ sẽ tăng lên theo thời gian.

5. Hãy giao tiếp rõ ràng, hiệu quả

Mặc dù tránh quản lý vi mô nhưng bạn cũng nên thiết lập một kênh giao tiếp, liên lạc rõ ràng, hiệu quả để người được bạn ủy quyền cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi và cung cấp thông tin cập nhật về tiến độ.

Sharer trong Khóa học Cơ bản về quản lý cho biết: “Bạn phải có cách nào đó để giao tiếp để người được bạn ủy quyền có thể quay lại gặp bạn và báo cáo”. “Bạn phải có cách giám sát xem mọi thứ đang diễn ra như thế nào. Chứ không phải giao việc xong là xong trách nhiệm và không còn liên quan gì nữa. Một số quản lý nghĩ rằng ‘Tôi chỉ giao nhiệm vụ cho bạn và tôi không lo lắng về nó nữa. Thực tế không phải như vậy, là quản lý chúng ta phải luôn bên cạnh và hỗ trợ kịp thời khi nhân viên cần, để giúp họ hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, nhưng, chỉ là không giám sát vi mô, lặt vặt quá.”

6. Cho phép thất bại

Bước này đặc biệt quan trọng đối với những người cầu toàn, tránh giao việc vì họ cho rằng chỉ có họ biết cách làm tốt nhất công việc này. Là một người quản lý, hãy cho phép nhân viên bạn thất bại và sai sót, điều này không có nghĩa là  nhân viên của bạn có thể thất bại mà vì điều đó sẽ tạo điều kiện cho việc thử nghiệm và trao quyền cho những người mà bạn giao nhiệm vụ thực hiện một cách tiếp cận mới.

Nếu bạn cởi mở với những ý tưởng và cách tiếp cận mới trong công việc, bạn sẽ dễ dàng ủy quyền hơn khi có thể.

7. Hãy kiên nhẫn

Là người quản lý, bạn có thể có nhiều năm kinh nghiệm hơn trong lĩnh vực của mình. Do đó, một nhiệm vụ bạn có thể hoàn thành trong 30 phút trong khi nhân viên bạn có thể mất cả giờ trong lần đầu tiên họ hoàn thành nó.

Bạn có thể muốn hạn chế giao phó một số nhiệm vụ nhất định khi biết rằng bạn có thể hoàn thành chúng nhanh hơn, nhưng hãy kiên nhẫn với nhân viên của mình. Hãy nhớ lại lần đầu tiên bạn hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể sớm trong sự nghiệp của mình. Có lẽ bạn đã không làm việc hiệu quả như bây giờ; kỹ năng quản lý thời gian của bạn đã được cải thiện.

Khi bạn tiếp tục ủy quyền và nhân viên của bạn trở nên quen thuộc hơn với các nhiệm vụ cần hoàn thành, bạn sẽ nhận thấy rằng công việc sẽ được hoàn thành nhanh hơn theo thời gian.

8. Đưa ra (và yêu cầu) phản hồi

Ngoài việc theo dõi tiến độ, bạn cũng nên đưa ra phản hồi cho nhân viên của mình sau khi hoàn thành nhiệm vụ bạn giao.

Nếu nhiệm vụ không được hoàn thành như được giao, đừng ngại đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng. Nhân viên của bạn có thể tiếp nhận phản hồi này và thực hiện thay đổi vào lần tiếp theo khi giao nhiệm vụ tương tự. Mặt khác, hãy nhớ đưa ra những phản hồi tích cực và thể hiện sự đánh giá cao của bạn khi một nhiệm vụ được hoàn thành tốt.

Để đảm bảo bạn đang ủy quyền một cách hiệu quả, bạn cũng nên hỏi nhóm của mình về bất kỳ phản hồi nào mà họ có thể cung cấp cho bạn. Hãy hỏi nhân viên của bạn xem bạn có đưa ra hướng dẫn rõ ràng hay không và xác định xem bạn có thể làm gì để ủy quyền tốt hơn trong tương lai hay không.

9. Hãy thưởng khi nhân viên hoàn thành công việc

Sau khi bạn đã giao nhiệm vụ và chúng đã được hoàn thành, hãy ghi nhận những người đã hoàn thành công việc.

Patrick Mullane, Giám đốc điều hành HBS Online của Richtopia viết: “Nhận ra rằng thành công là do nhóm của bạn không chỉ đúng mà còn có thêm lợi ích là khiến những người xung quanh bạn gắn kết hơn — khiến bạn thậm chí còn thành công hơn”. “Điều này phản trực giác, nhưng việc không khẳng định thành công cho bản thân sẽ dẫn đến nhiều chiến thắng hơn trong tương lai.”

Bạn càng cảm ơn và ghi nhận những người bạn đã ủy quyền công việc thì họ càng có nhiều khả năng muốn giúp đỡ bạn trong các dự án khác trong tương lai.

Hãy hoàn thiện kỹ năng giao việc của bạn

Kỹ năng giao việc không hề dễ dàng; đó là một kỹ năng phải được rèn luyện và mài giũa theo thời gian. Nhưng bạn càng giỏi sắp xếp đúng người, đúng nhiệm vụ và trách nhiệm thì công việc quản lý của bạn sẽ càng hiệu quả hơn.

Tham khảo thêm bài viết:

Những câu nói hay về ủy quyền để truyền cảm hứng cho bạn đến sự vĩ đại

NHỮNG CÂU NÓI HAY VỀ GIAO VIỆC

NGUYÊN TẮC ĐẦU TIÊN CỦA QUẢN LÝ LÀ GIAO QUYỀN, ĐỪNG CỐ GẮNG LÀM TẤT CẢ MỌI VIỆC VÌ ĐƠN GIẢN – BẠN KHÔNG THỂ

NẾU BẠN MUỐN DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN VÀ NGÀY CÀNG LỚN MẠNH, HÃY HỌC CÁCH GIAO VIỆC

KHÔNG CÓ NGƯỜI NÀO LÀM DOANH NGHIỆP LỚN LÊN MÀ CÓ THỂ LÀM TẤT CẢ MỌI VIỆC VÀ NHẬN PHẦN THƯỞNG VỀ MÌNH

NẾU BẠN MUỐN LÀM HOÀN HẢO NHỮNG VIỆC LẶT VẶT THÌ HÃY LÀM CHÚNG, NẾU BẠN MUỐN LÀM VIỆC LỚN TO TÁC HƠN THÌ HÃY BIẾT CÁCH TRAO QUYỀN

kHI BẠN GIAO VIỆC, BẠN TẠO RA NHỮNG NGƯỜI ĐI THEO BẠN. KHI BẠN TRAO QUYỀN, BẠN TẠO RA NHIỀU LÃNH ĐẠO HƠN

NẾU BẠN MUỐN LÀM HOÀN HẢO NHỮNG VIỆC LẶT VẶT THÌ HÃY LÀM CHÚNG, NẾU BẠN MUỐN LÀM VIỆC LỚN TO TÁC HƠN THÌ HÃY BIẾT CÁCH TRAO QUYỀN